Datenschutzerklärung – Kunden, Partner und Lieferanten
Zuletzt aktualisiert am 17/2/2025
Die Kalmar Corporation („wir“ oder „Kalmar“) erkennt die Bedeutung des Schutzes der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten von Personen sowie deren Verarbeitung in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen an. Zweck dieser Datenschutzerklärung („Erklärung“) ist es, die Art und Weise zu vermitteln, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Verwaltung unserer Kunden-, Partner- und Lieferantenbeziehungen verarbeiten. Diese Daten können Mitarbeiter, Vertragspartner oder Aktionäre des Kunden betreffen, die mit der Beziehung in Verbindung stehen, und bei Streitbeilegungen auch andere Personen, die der gegnerischen Partei angehören oder anderweitig an der Angelegenheit beteiligt sind.
Wir halten uns an die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) sowie an alle anderen anwendbaren Datenschutzgesetze. Sollten geltende zwingende Gesetze oder Vorschriften im Widerspruch zu dieser Erklärung stehen, beachten wir diese Gesetze und Vorschriften vorrangig gegenüber widersprüchlichen Teilen dieser Erklärung. Wenn Sie Fragen oder Anfragen zu dieser Erklärung und/oder der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an uns unter privacy@kalmarglobal.com.
Kontaktinformationen des Verantwortlichen
Verantwortlicher und somit die juristische Person, die für die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Datenschutzerklärung verantwortlich ist, ist die Kalmar Corporation. Die Kontaktinformationen des Verantwortlichen lauten wie folgt:
Kalmar Oyj
Unternehmens-ID: 3424222-7
Adresse: Itämerenkatu 25, 00180 Helsinki, Finnland
Bitte kontaktieren Sie uns unter privacy@kalmarglobal.com, wenn Sie Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihre gesetzlichen Rechte ausüben möchten.
Hinsichtlich detaillierter Datenverarbeitungsaktivitäten können einzelne mit Kalmar verbundene Unternehmen auch als Verantwortliche agieren, entweder unabhängig oder gemeinsam mit der Kalmar Corporation. Die Kontaktinformationen der einzelnen verbundenen Unternehmen von Kalmar finden Sie unter https://www.kalmarglobal.com/contacts/Locations/.
Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten
Unser Hauptzweck besteht darin, Informationen über unsere Kunden zu sammeln, bei denen es sich um andere Unternehmen und nicht um einzelne betroffene Personen oder natürliche Personen handelt. Wir können Ihre personenbezogenen Daten jedoch für folgende Zwecke erheben und verarbeiten:
- Zur Erbringung von Dienstleistungen für unsere Kunden;
- Zur Verwaltung unserer Kunden-, Lieferanten- und Partnerbeziehungen;
- Zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zur Verhinderung, Aufdeckung und Untersuchung von Bestechung, Korruption, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie zur Einleitung von Ermittlungen bezüglich Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und der Straftat, durch die die Vermögenswerte oder kriminellen Erträge erlangt wurden, die Gegenstand der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung sind (im Folgenden „KYC/KYP-Prozess“);
- Zur Erfüllung von Verpflichtungen im Zusammenhang mit Sanktionen;
- Zur Einhaltung sonstiger geltender gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen sowie interner Richtlinien, Dokumentationen und Anforderungen;
- Zur Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und Ansprüchen von Dritten; und
- Zur Abwicklung von Prüfungen und Anfragen von Aufsichtsbehörden sowie für Zwecke externer Audits.
Kategorien personenbezogener Daten
Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten:
- Name
- Geschäftliche Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Titel und Position im Unternehmen
Abhängig von der erbrachten Dienstleistung kann Kalmar auch Betriebsdaten (wie z. B., wer Software auf einer Maschine installiert/aktualisiert hat) und Anmelde-/Abmeldeinformationen verarbeiten.
Darüber hinaus können wir für die Zwecke des KYC/KYP-Prozesses zusätzlich folgende Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten:
- Sozialversicherungsnummer;
- Staatsangehörigkeit;
- Informationen darüber, warum die Person ein wirtschaftlicher Eigentümer ist;
- Geburtsdatum;
- Geschlecht;
- Persönliche Kontaktdaten wie Privatadresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
- Wohnsitzland;
- Foto;
- Beschäftigungs- und Ausbildungshistorie;
- Straf- und behördliche Historie;
- Aktienbesitz; und
- Jeglicher Status als oder Beziehung zu einer politisch exponierten Person.
Wir überprüfen Unternehmen und Kontaktpersonen stets anhand der Sanktionslisten der Europäischen Union (EU), des Office of Foreign Assets Control (OFAC) und der Vereinten Nationen (UN).
Die Quellen, aus denen wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen
Wir erheben die personenbezogenen Daten entweder direkt von Ihnen, über das Unternehmen Ihres Arbeitgebers oder das Unternehmen, mit dem Sie anderweitig in Verbindung stehen, oder über öffentlich zugängliche Quellen wie Social-Media-Kanäle. Je nach Art der erbrachten Dienstleistungen können wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Behörden, mit Kalmar verbundenen Unternehmen und anderen Drittbeziehungen erheben. Beispiele für Quellen von Dritten sind:
- Von staatlichen Stellen geführte Register
- Finanzsanktionslisten
- Register von Ratingagenturen und anderen kommerziellen Informationsanbietern, die Informationen z. B. über wirtschaftliche Eigentümer und politisch exponierte Personen bereitstellen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen:
1. Auf der Grundlage eines Vertrags;
Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erhebung und Überprüfung der Daten vor dem Eingehen einer vertraglichen Beziehung mit dem Kunden, Partner oder Lieferanten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch, um Aufgaben zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen zu dokumentieren und abzuschließen, beispielsweise um unsere Dienstleistungen für den Kunden zu erbringen.
2. Auf der Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung, der Kalmar unterliegt;
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auch zur Erfüllung unserer Verpflichtungen nach geltendem Recht, anderen Vorschriften oder behördlichen Entscheidungen. Beispiele für rechtliche Verpflichtungen sind: KYC/KYP-Prozesse, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Buchführungsvorschriften, Meldungen an Steuerbehörden und Aufsichtsbehörden sowie sonstige Verpflichtungen im Zusammenhang mit dienstleistungs- oder produktspezifischen Gesetzen.
3. Auf der Grundlage der Einwilligung einer betroffenen Person;
Wir können Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erheben und verarbeiten. Beispiele für solche Situationen sind die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Informationen über den Zweck, die Verarbeitungstätigkeit, die Kategorien personenbezogener Daten und Ihr Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen, werden Ihnen mitgeteilt, wenn Sie um Ihre Einwilligung gebeten werden. Bitte beachten Sie, dass Sie eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen können.
4. Auf der Grundlage der berechtigten Interessen von Kalmar.
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern diese berechtigten Interessen nicht durch Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwogen werden. Zu den von Kalmar verfolgten berechtigten Interessen gehören folgende: Steuerung von Geschäftsrisiken, Sicherstellung einer effektiven Erbringung von Dienstleistungen für unsere Kunden, Verwaltung der Kunden-, Partner- oder Lieferantenbeziehung, Sicherstellung der effektiven Erbringung von Dienstleistungen durch unsere Lieferanten für die oben im Abschnitt „Zwecke der Verarbeitung“ genannten Zwecke sowie die mögliche Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Diese Zwecke sind für die effiziente Durchführung unserer Geschäftstätigkeit erforderlich und erfordern daher die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir weisen darauf hin, dass die Rechte von Einzelpersonen mitunter die berechtigten Interessen eines Verantwortlichen überwiegen können. Wir haben jedoch sichergestellt, dass ein angemessener Ausgleich zwischen den Rechten der betroffenen Personen und den berechtigten Interessen von Einzelpersonen hergestellt wird. Für weitere Informationen zur Interessenabwägung wenden Sie sich bitte an privacy@kalmarglobal.com.
Weitergabe von personenbezogenen Daten
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an unsere Dienstleister und Geschäftspartner weitergeben, die als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag handeln und personenbezogene Daten verarbeiten. Zu diesen Auftragsverarbeitern können IT-, Technologie- und Toolanbieter gehören, die unsere Daten hosten und verwalten. Ihre personenbezogenen Daten können auch an Behörden, Versicherungsgesellschaften und unsere professionellen Dienstleistungsberater wie Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater weitergegeben werden.
Wir verpflichten uns, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten in allen Fällen angemessen und wirksam geschützt werden. Dazu gehört auch, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten nur Personen gewährt wird, die einen berechtigten Bedarf an dem Zugriff haben, um ihre erforderlichen Aufgaben ausführen zu können.
Übermittlungen in Drittländer
Wir können Ihre personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union und/oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln. Um einen angemessenen Schutz der übermittelten Daten zu gewährleisten, gelten folgende Bedingungen:
- Die EU-Kommission hat beschlossen, dass in dem betreffenden Land ein angemessenes Schutzniveau besteht; oder
- es wurden andere geeignete Garantien ergriffen, beispielsweise die Verwendung der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, oder der Auftragsverarbeiter verfügt über gültige verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules, BCR); oder
- es liegen Ausnahmen für besondere Situationen vor, wie beispielsweise zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder Ihre Einwilligung in die spezifische Übermittlung.
In jedem Fall stellen wir stets sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften angemessen geschützt sind. Um weitere Informationen über den anwendbaren rechtlichen Übermittlungsmechanismus zu erhalten, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kalmarglobal.com.
Aufbewahrung von personenbezogenen Daten
Wir speichern die personenbezogenen Daten nur so lange, wie diese für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich sind, oder wenn wir verpflichtet sind, diese Daten für längere Zeiträume aufzubewahren, um geltende Gesetze einzuhalten. Daher speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, oder so lange, wie dies durch Aufbewahrungspflichten in geltenden Gesetzen und Vorschriften vorgeschrieben ist. In Situationen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten für andere Zwecke als die im Zusammenhang mit der Erfüllung eines Vertrags aufbewahren, beispielsweise für Buchführungszwecke und zur Bekämpfung von Geldwäsche, bewahren wir die personenbezogenen Daten nur auf, wenn dies aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Bitte beachten Sie, dass die Datenaufbewahrungspflichten innerhalb von Kalmar aufgrund unterschiedlicher lokaler Gesetze variieren können. Im Allgemeinen speichert Kalmar Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten für zehn Jahre nach Beendigung der jeweiligen Beziehung, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben und abzuwehren sowie um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Verpflichtungen auf Anfrage von Behörden nachzuweisen. Die für die personenbezogenen Daten im Einzelfall angewendete Aufbewahrungsfrist hängt jedoch vom Verarbeitungszweck ab. Beispiele für verschiedene Zwecke zusammen mit den geltenden Aufbewahrungsfristen sind unten aufgeführt:
- Für KYC/KYP-Prozesse gespeicherte Informationen werden für mindestens fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder der Durchführung der einzelnen Transaktion aufbewahrt
- Für Buchführungszwecke gespeicherte Informationen werden aufgrund gesetzlicher Vorgaben für bis zu zehn Jahre aufbewahrt
Wir werden unrichtige oder ungenaue Daten löschen oder nach Benachrichtigung korrigieren. Wir verpflichten uns, unsere internen Datenaufbewahrungsrichtlinien in ihrer jeweils gültigen Fassung anzuwenden.
Unsere Informationssicherheitspraktiken
Personenbezogene Daten können entweder in Papierform oder in elektronischer Form gespeichert werden. Wir erkennen unsere Verpflichtung an, den sensiblen Charakter aller personenbezogenen Daten zu schützen. Wir verpflichten uns daher, Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um unbefugten Zugriff, Änderung, Erhebung, Vervielfältigung, Nutzung und Offenlegung personenbezogener Daten zu verhindern. Diese Maßnahmen umfassen: (i) Beschränkung des Zugriffs und der Nutzung von Informationen auf diejenigen Mitarbeiter, Auftragnehmer und Lieferanten sowie Personen von Kalmar, die zur Ausführung ihrer jeweiligen Aufgaben auf fairer und rechtmäßiger Basis Zugriff auf personenbezogene Daten haben müssen; (ii) Verwendung von physischen und elektronischen Zugangscodes und Passwörtern zur Steuerung und Einschränkung des Zugriffs; (iii) Schulung und Sensibilisierung relevanter Mitarbeiter und sonstigen Personals für Datenschutz und Privatsphäre; (iv) Durchführung von Updates und Anwendung technischer Sicherheitsmaßnahmen, die mindestens dem Industriestandard entsprechen.
Rechte der betroffenen Personen
Als betroffene Person haben Sie das Recht, von uns Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten wir zu einem bestimmten Zeitpunkt über Sie gespeichert haben. Vorbehaltlich der vor Ort geltenden Gesetze haben Sie außerdem das Recht:
- Auskunft über Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
- Die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen
- Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie der Ansicht sind, dass diese gelöscht werden sollten, vorbehaltlich geltender Gesetze und unserer Aufbewahrungskriterien
- Die Einschränkung der Nutzung Ihrer Daten zu verlangen oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen;
- Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einzulegen;
- Die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder an einen anderen Verantwortlichen gemäß dem geltenden Recht zu verlangen;
- Wenn wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten angefordert haben und Sie diese erteilt haben, haben Sie möglicherweise das Recht, diese Einwilligung gemäß den geltenden Gesetzen zu widerrufen; und
- Eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unter Verletzung der geltenden Datenschutzgesetze verarbeitet haben.
Wir werden solche Anfragen prüfen und sie im größtmöglichen Umfang gemäß den geltenden Gesetzen ausführen. Wenn Sie personenbezogene Daten über sich einsehen oder überprüfen möchten oder deren Berichtigung oder Löschung verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken oder ihr widersprechen oder eine Kopie dieser Daten anfordern möchten, können Sie Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns unter privacy@kalmarglobal.com kontaktieren.
Für den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten oder die Ausübung Ihrer sonstigen Rechte müssen Sie keine Gebühr zahlen. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihre Anfrage offenkundig unbegründet oder unverhältnismäßig ist. Alternativ können wir uns unter solchen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.
Möglicherweise müssen wir spezifische Informationen von Ihnen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Zugriff auf die Daten oder die Ausübung Ihrer sonstigen Rechte sicherzustellen. Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die kein Recht haben, diese zu erhalten.
Änderungen dieser Erklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung jederzeit zu aktualisieren, und empfehlen Ihnen, diese Erklärung von Zeit zu Zeit auf Änderungen hin zu überprüfen.